Las interrupciones son, probablemente el ladrón del tiempo más importante. Estas interrupciones suponen un doble perjuicio, por un lado absorben un tiempo importante. Una media optimista, de un par de minutos por interrupción, supone ya más de dos horas diarias dedicadas a responder a estas interrupciones, que a veces “sólo a veces” son parte del propio trabajo. Pero hay un segundo perjuicio, mucho más grave y del que normalmente no se suele ser consciente: superada la interrupción, no sólo se ha perdido el tiempo invertida en ella, sino que hay una pérdida adicional en lo que supone retomar de nuevo el hilo de los pensamientos o de la acción en curso.
Por supuesto, no toda interrupción es rechazable, algunas de ellas son necesarias, si no no tendríamos trabajo. Otras resolverán, sin duda problemas o aportarán informaciones importantes. En algún caso, aunque sea molesta, no cabe pensar en rechazar la interrupción que nos llegue de arriba. Será pues preciso desarrollar la capacidad de manejarlas positivamente. Cada una merecerá una respuesta.
¿Cómo tratar las interrupciones? Hay dos planteamientos distintos complementarios a utilizarse contra ellas:
- Evitarlas en lo posible
- Limitar al mínimo el tiempo que nos ocupan
Ante todo, es preciso aceptar que las interrupciones son una parte de nuestro trabajo. No podemos eliminarlas todas, tampoco interesaría hacerlo aunque nos fuera posible, pero podemos empezar a manejarlas mejor. Debemos aprender a controlar lo controlable y a aceptar lo incontrolable, reduciéndolo en lo posible en sus aspectos negativos. Intenta evitar la frustración que origina este cúmulo de interrupciones y que suele deberse, sobre todo, a la actitud adoptada ante ellas. Combate las que puedas, evitándolas o acortándolas y acepta las demás.
Desde la Escuela RE/MAX by RE/MAX University te aportamos algunas sugerencias:
- Los trabajos importantes, los que requieren de toda tu concentración, no pueden tener interrupciones. Apaga el móvil, radio y cierra el correo electrónico, porque tu trabajo está en juego.
- Elimina la silla de visitas de tu mesa, ocúpala con una pila de papel y muchas visitas serán fugaces.
- Aprovecha los desplazamientos, ve primero a los lugares que están situados en el centro y luego a los periféricos.
- Política de puertas cerradas si puedes, si no invitarás a que te interrumpan.
- Di a los demás cuál es tu mejor horario para recibir llamadas. Con insistencia y educación lograrás maravillas.
- Las pequeñas reuniones diarias de 5 minutos con los que más requieran de ti, te evitarán la mayoría de interrupciones.
- Un “NO” con una sonrisa es genial para despachar a este ladrón del tiempo.
- Si tu mesa está en cubículo abierto, gira la mesa o la silla de manera que no invite a interrupciones. Si no es posible, pon algunas plantas en el borde de tu mesa como límite entre tú y tu entorno. Es menos probable que te interrumpan si no hay un contacto visual antes.
Siempre habrá interrupciones e imprevistos y la mayoría serán urgentes, pero por supuesto no todas las interrupciones son de hecho un imprevisto. Es tentador reaccionar a las interrupciones inmediatamente, especialmente cuando la gente que interrumpe suele ser muy exigente. Pero si te paras con cada cosa que te haya interrumpido, harás muchas cosas diferentes, te confundirás y te saturarás de trabajo y terminarás por no cumplir tus planes.
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