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jueves, 29 de septiembre de 2016

No sin tres

Por norma general, nuestros managers suelen estar llenos de soluciones y buenos consejos. Son las soluciones que han ido coleccionando a través de su experiencia. Descubrir y aplicar muchas de ellas les ha servido para llegar a donde están. Las soluciones, por tanto, son algo valioso para un negocio.
Los managers y directivos tienen personas a su cargo, sus colaboradores. Los resultados que los jefes y directivos consiguen son, principalmente, los que consiguen sus colaboradores. Por lo tanto, su misión principal es desarrollar a sus colaboradores para que incrementen su productividad, es decir, los resultados que consiguen.
Una forma efectiva de desarrollarlos es incrementando su poder personal, el concepto de empowerment.
La mala noticia es que este manager recibe con frecuencia la visita de su colaborador que llega abrumado con lo que él llama un problema (todavía no sabe que en las organizaciones no existen los problemas sino las oportunidades de aprendizaje y logro).
Además, el colaborador descarga el problema encima de su jefe y, en ese mismo momento, nota un gran alivio al compartir la responsabilidad. Entonces, el manager acepta compartir esa responsabilidad con la esperanza de tener la solución. Lo peor de todo esto es que casi siempre la encuentra y, aún peor, se la da a su colaborador.
Ese manager cree que su deber es dar soluciones a sus colaboradores, no desarrollarlos y hacerles más autónomos y responsables. Tal vez nadie le dijo que su misión principal es desarrollar a su equipo o, puede ser que no sepa cómo hacerlo.
La buena noticia si eres manager es que a partir de ahora puedes empezar desarrollar todo el potencial de tu equipo. Sólo necesitas dos cosas.
La primera es la más fácil. Anuncia al equipo que ya no vas a seguir tolerando la descarga de problemas, a menos que vengan acompañados con tres soluciones viables. De esta forma aseguras que tus colaboradores no siguen practicando la delegación inversa (delegar hacia arriba). Sólo con esta simple instrucción conseguirás dos logros:
·         Reducir el número de consultas que recibes, porque alguna de las tres soluciones que ha encontrado le parece adecuada y la pondrá en práctica.
·         Tu equipo llegará con soluciones generalmente aprovechables.
La segunda cosa que necesitas cuando llegue con su oportunidad y las tres soluciones es ayudarle a que tome la decisión más efectiva. Esta es parte más difícil, porque te costará un enorme esfuerzo no sacar la solución apropiada que tienes bajo la manga.
En su lugar lo que puedes hacer es utilizar tu habilidad de preguntar y escuchar. Pregunta con la intención de que explore y encuentre la solución. Escucha su respuesta y vuelve a preguntar, pero no digas nada. Sólo pregunta y escucha. Utiliza tu habilidad de paciencia.
El resultado inmediato es que tu colaborador ha encontrado la solución a “su” oportunidad y como es suya la ejecutará con éxito.
Y lo que es más importante. Has conseguido el desarrollo de tu colaborador porque ahora se siente “autor”, obtiene satisfacción y crece su autoestima, autoconfianza y autoeficacia. Todo lo que le estás privando cada vez que le das una solución

No olvides que incrementar tu productividad personal como manager o directivo se refiere a inspirar a tus colaboradores para que gestionen más eficazmente las acciones que pueden realizar y de esta manera desarrollarles para que sean mejor profesionales.

  
Marco Martín
 Consultor de Desarrollo Junior
RE/MAX España

jueves, 22 de septiembre de 2016

Ladrones de tiempo

Esta semana seguimos hablando de productividad personal y de cómo los ladrones de tiempo nos afectan en nuestro día a día.

En la oficina se esconden numerosos ladrones de tiempo: teléfono, correos, llamadas telefónicas, personas que necesitan que les atiendas inmediatamente, reuniones interminables e incluso el Whatsapp.

Para ser más productivo en el trabajo en primer lugar necesitas generar un buen clima y entorno, porque es el lugar donde vas a pasar largas jornadas laborales.

Se trata de que tu espacio de trabajo te permita trabajar cómodamente, encontrar la información que necesites y que no te distraiga tu propio desorden.

Si no pones medidas para minimizar los ataques de los ladrones de tiempo sentirás que tras una larga jornada de ocho horas (e incluso más) no has hecho nada de lo que tenías pendiente. Así que vamos a ver qué podemos hacer con estos ladrones.

Respecto al correo electrónico: dedica un rato al día para responder todos los correos, puede ser un buen momento al llegar a la oficina y te vas despertando del todo, a la hora del mediodía o antes de irte, para desconectar de lo que estabas haciendo. Trabaja con carpetas para que resulte fácil buscar la información que necesites, de manera que tu bandeja de entrada no tenga más de diez mensajes, así no te agobiarás cada vez que entres y tendrás más sensación de control.

Si tienes que trabajar en un informe o concentrarte en algo relevante, desactiva las notificaciones de correo entrante o incluso cierra el correo. Solemos priorizar atender a los mensajes en lugar de otras tareas, muchas veces porque es difícil obviar las constantes notificaciones que nos avisan de que nos están escribiendo.

Respecto a las llamadas. Haz lo mismo que en el caso de los correos. Intenta desviar el teléfono si existe la posibilidad, o baja el volumen del aparato y después dedica un rato a devolver llamadas. Si alguien necesita contactar contigo urgentemente, no te preocupes, te localizará seguro.

Para intentar enfocarte en cuestiones importantes a las que en general les damos menos urgencia que al teléfono o al correo electrónico, puedes separarte físicamente si tu espacio de trabajo te lo permite, o escuchar música con auriculares que te ayude a concentrarte y te aísle del ruido del resto de la oficina. Si adviertes a los compañeros de alrededor que te intentas trabajar y te aíslas con música, probablemente te respeten y no te molesten.

El tema de las reuniones es más complicado porque no depende de ti, pero sí hay algo que puedes hacer: prepararla bien, recopilar toda la información que necesites, revisar tus notas de una reunión previa si la hubo y solicitar a quien la convoque que envíen el orden del día. Asistir a una reunión sin conocer los temas a tratar por todos los convocados y sin llevarla preparada puede hacer que se extienda más de lo que nos gustaría.

Revisar la lista de cosas que tienes pendiente, lo que te han pedido que hagas y lo que necesitas que otros realicen puede ayudarte a organizar tus ideas sobre un papel. Tachar cosas que te has quitado de encima de una “to do list” puede resultar motivador por otra parte.

Por último, algo muy importante: las relaciones sociales. Trabajar en una empresa tóxica puede consumir toda tu energía, por lo que apenas te sentirás capaz de hacer tu trabajo, el día a día en un entorno así se hace muy duro.

Tus compañeros de trabajo no tienen que ser tus amigos, si al final se convierten en ellos, genial, pero lo crucial es que tengas una relación lo suficientemente agradable con ellos como para que levantarte e ir a la oficina no sea un suplicio y que si tienes un mal día, alguien te anime y te ayude a sobrellevarlo.

Interesarte por los demás, por su bienestar, ayudarles si puedes hacerlo, en resumen, ser buen compañero/a es una relación de ganar-ganar. La inversión de tiempo que haces en las personas que trabajan a tu lado es de las más rentables en el mundo profesional. Gestionar las envidias, controlar a los trepas, respirar hondo para no entrar en una discusión que puede requerirte energía, pero mucho menos que si te dejas arrastrar en la marea nociva que suele habitar en las empresas.

Todos queremos trabajar al lado de quien siempre tiene una sonrisa en la cara y enfoca el día a día con optimismo. El contagio emocional positivo afecta a la productividad.


En definitiva, aprende a gestionar tu tiempo y verás como no solo aumenta tu productividad, si no que te sentirás más satisfecho con tu trabajo.

  
Marco Martín
 Consultor de Desarrollo Junior
RE/MAX España

jueves, 15 de septiembre de 2016

12 minutos para vencer la procrastinación

En la Escuela RE/MAX seguimos comprometidos con tu éxito, y ese éxito llega con el trabajo del día a día. Por eso, siguiendo la línea de lo hablado la semana pasada, donde os ayudábamos con vuestra productividad y os dábamos las claves para combatir la procrastinación, esta semana os traemos una nueva técnica que sin duda os será muy eficaz para abordar aquellas tareas que tanto cuestan realizar.
Recordamos que la procrastinación es posponer la ejecución de una tarea, acción o decisión relevante que debemos realizar y que en su lugar hacemos otra menos relevante. Y que generalmente procrastinamos cuando nos enfrentamos a una tarea compleja, larga, difícil o aburrida.
Este tipo de herramientas son simples y sencillas de aplicar, pero no son soluciones mágicas ni universales.
Esta técnica en concreto, nos permite romper la inercia procrastinadora y arrancar con la ejecución de la tarea. Esta primera fase es la más crítica ya que una vez empezada la tarea más fácil resultará continuarla. Vamos allá con ella:
La efectividad reside en su sencillez, por ello es necesario que se implante con precisión:
Primero. Te comprometes a trabajar en tu tarea sólo 12 minutos.
Segundo. Cuando termina ese plazo te haces la siguiente pregunta: ¿quiero trabajar otros 12 minutos? Si la respuesta es afirmativa, trabajas sólo otros 12 minutos y cuando terminas el plazo te vuelves a hacer la misma pregunta. Cuando la respuesta sea negativa dedica otros 12 minutos a trabajar en tu tarea para dejarla adecuadamente preparada para que te resulte muy fácil retomarla en la próxima ocasión.
Por tanto, tu compromiso mínimo es 12 + 12 minutos.
Está técnica basa su efectividad en tres claves que debemos tener en cuenta en todo momento:
1-     La palabra sólo. Es preciso que te programes una alarma y te detengas cuando suene. Existe una gran probabilidad de que, una vez has roto la inercia a empezar, puedas continuar trabajando un buen rato hasta que por alguna razón te canses o aburras. Si lo que quieres es vencer tu procrastinación es crítico que seas tú el que decida cuando empiezas y terminas. Por eso necesitas la alarma y la renovación o no de tu compromiso. Si no lo haces así, el resultado final será que tu procrastinación es la que finalmente vence, porque será la que decida cuando terminas.
2-     Deja la tarea preparada para retomarla con extrema facilidad la próxima vez, así minimizas el posible rechazo causante de tu procrastinación.
3-      No toleres ninguna interrupción durante el período de 12 minutos. Necesitas concentrarte y trabajar con intensidad en ese plazo. Trabaja duro y concentrado y, después, recupera la energía y atención invertida con una pausa. Si sientes un fuerte impulso para hacer otra tarea distinta, resístelo y prométete que realizarás esa otra tarea como recompensa cuando cumplas tu compromiso actual.
Con la práctica observarás que empiezas a encadenar varios compromisos de 12 minutos y pronto descubrirás que aquellas tareas que antes procrastinabas ahora eres capaz de abordarlas hasta completarlas.
Lo que sucede es que tu estado emocional después del logro, que supone vencer tu procrastinación y cumplir tu compromiso de trabajar 12 minutos en esa tarea desagradable, es muy diferente del que tenías antes de iniciar la tarea.
Eso sí, no te fuerces a utilizarla si no estás completamente dispuesto a ejecutarla con exactitud, porque entonces no funcionará, te sentirás decepcionado y quemarás la herramienta.
12 minutos es una duración bastante apropiada para arrancar, completar una pequeña parte de la tarea y romper la inercia procrastinadora. Es un desafío aceptable para un procrastinador. Pero siéntete libre de utilizar cualquier otra cifra que se adapte mejor a tu procrastinación. En general cualquier cifra en el rango 5-20 minutos puede ser apropiada.
Ponlo en práctica y verás lo sencillo que te empieza a resultar realizar esas tareas que antes considerabas tan odiosas.
Marco Martín
 Consultor de Desarrollo Junior
RE/MAX España

jueves, 8 de septiembre de 2016

No es pereza, es procrastinación

“No dejes para mañana lo que puedas hacer”, todos nos sabemos este refrán, pero lo cierto es que todos también sabemos que es más fácil decirlo que hacerlo. La buena noticia es que es algo que les ocurre a todas las personas en mayor o menor medida, ¿la mala noticia? Que se trata de uno de los más potentes enemigos de la productividad que nos impide alcanzar todo nuestro potencial y es de los más difíciles de combatir, ya que precisa de la generación de nuevos hábitos productivos. La procrastinación.

La procrastinación es, por tanto, un complejo trastorno del comportamiento que consiste en postergar de forma sistemática aquellas tareas que debemos hacer, que son cruciales para nuestro día a día y que son reemplazadas por otras más irrelevantes pero más agradables de llevar a cabo.

Normalmente es causado por el sentimiento de ansiedad generado ante una tarea pendiente para la que carecemos de la fuerza de voluntad necesaria para concluirla. El acto que se pospone suele ser percibido como estresante, por lo cual se autojustifica posponerlo a un futuro, en que lo importante es supeditado a lo urgente.

Se podría decir que las personas nos comportamos de esta manera porque creemos que el día de mañana será más adecuado para realizar estas tareas, pero lo cierto es que la tendencia a procrastinar es menor si se plantea la tarea en términos muy concretos y específicos. Así que desde la Escuela RE/MAX os vamos a dar unos trucos para combatirla:

1. Aprende a gestionar tu tiempo: Haz una autoevaluación de cuánto tiempo dedicas a cada tarea del día. Al tener constancia de nuestros tiempos, creamos un compromiso interno que nos hace ser más responsables con respecto a cómo lo utilizamos. También ayuda dividir grandes tareas en otras más pequeñas o sencillas, de manera que nos resulte menos complicado comprometernos a realizarlas.

2. Elimina las distracciones: Cuantas más tentaciones tengas a manos para hacer otra cosa en lugar de atender a tus responsabilidades, más fácil será procrastinar. En este aspecto juegan un papel fundamental las nuevas tecnologías y las redes sociales. Mantén el móvil y el acceso a internet desconectados cuando te dispongas a afrontar tareas complicadas y así se evitarán las distracciones que están a un solo “click”.

3. Ponte plazos: Agenda tus tareas y asigna tiempos específicos y fechas límite a cada pequeña tarea. Una fecha límite nos ayudará de nuevo a crear un compromiso con nuestro trabajo y con nosotros mismos, y sentirás la urgencia de terminar aquello que te propusiste. Además, uno se siente realmente bien cuando lograr alcanzar los plazos que se ha marcado. Empieza a familiarizarte con la palabra cronograma.

4. Por lo bien que lo hemos hecho…: Una buena técnica de motivación consiste en planear pequeñas recompensas para cuando logremos terminar esa tarea que nos hemos marcado, algo que realmente te guste y no suponga ningún esfuerzo. Incluso puedes crear un sistema de “castigos” para cuando no consigas cumplir con lo que te prometiste y de esta forma habrás gamificado tu rutina.

5. Comprométete: Una vez eliminadas las distracciones y gestionado bien nuestro tiempo, queda lo más complicado, comprometerse. Para ello lo mejor es tomar decisiones y no perder el tiempo pensando en lo duro o aburrido de la tarea a realizar. Fíjate el objetivo, comprométete a cumplirlo y ve a por él.


Ahora que ya sabemos que no todo es pereza, no hay excusa para ser productivos en nuestro día a día. Deja la procrastinación a un lado y conviértete en la mejor versión de ti mismo, conseguirás marcar la diferencia.


Marco Martín
 Consultor de Desarrollo Junior
RE/MAX España


jueves, 1 de septiembre de 2016

Consejos para evitar el síndrome postvacacional

Con la llegada del mes de septiembre, la denominada depresión postvacacional, se convierte en el tema de moda de la oficina. La adaptación a la rutina cuando se vuelve de vacaciones supone un cambio muy drástico al que se debe hacer frente. Irritabilidad, somnolencia diurna, falta de concentración y ansiedad son algunos de los síntomas característicos que se suelen presentar un cuadro de estrés postvacacional.


En este proceso el entorno adquiere un papel protagonista, los entornos de negatividad en el trabajo, en los que se realizan tareas repetitivas o en los que aparecen jefes poco motivadores, suelen provocar una mayor sensación de desánimo a la vuelta de vacaciones.

Además, en España, se calcula que 1 de cada 3 trabajadores está sufriendo o sufrirá el síndrome postvacacional al reincorporarse a la vida laboral. Y una parte importante de ese 68,7% restante padecerá algún cuadro de fatiga o estrés que, aunque no llegue a considerarse crisis postvacacional, sí estará directamente vinculado al cambio de estado entre esos días de relax carentes de responsabilidades y la vuelta a la rutina.

Dado que se trata de un síndrome que nos afecta a todos en mayor o menor medida, desde la Escuela RE/MAX, queremos daros unos pequeños consejos para que no se haga tan cuesta arriba la vuelta al trabajo:

  • Contar con unos días entre el final del periodo de vacaciones y la vuelta al trabajo. De este modo, se adaptan los horarios (horas de descanso, comidas y ocio) y no se produce un cambio tan brusco. 
  • Levantarse más pronto y salir más temprano de casa para evitar el estrés y las prisas. 
  • Aprovechar el tiempo libre fuera de horario laboral. El ejercicio físico es perfecto para mantenerse activo. 
  • Intentar buscar el lado positivo de la vuelta al trabajo. Volver con las pilas cargadas puede favorecer el desarrollo de la actividad laboral. 
  • Retomar el trabajo de forma gradual, sin prisas y evitando grandes cargas de trabajo durante los primeros días. 
  • Realizar pausas breves de descanso durante la jornada laboral. Con esto se conseguirá una adaptación del cuerpo, además de mental, a la tarea que nos ocupa. 
  • Adoptar una postura correcta en el puesto de trabajo.


Este problema tarda en desaparecer el tiempo que emplea el organismo en volver a habituarse a la rutina, es decir, entre 3 días y 3 semanas. Pero después esto, no tenemos excusa para volver a nuestro trabajo con las fuerzas renovadas.

El nuevo número de nuestra Newsletter ya está disponible

NEWSLETTER Nº 38 – 15 de Agosto de 2016
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"Las pasiones son como los vientos, que son necesarios para dar movimiento a todo, aunque a menudo sean causa de huracanes"
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La Escuela RE/MAX by RE/MAX University
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“Allí donde se queman los libros, se acaba por quemar a los hombres"
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