Productiva Navidad

Las fechas en las que nos encontramos pueden hacernos perder la concentración y el tiempo, y es que la Navidad es uno de los periodos más peligrosos para la productividad.

Con el ambiente festivo de la Navidad, mantener la concentración, se antoja una tarea muy complicada para muchos. Es la época del año que más afecta a nuestra productividad. Nos cuesta ser productivos. Pero también, es el momento ideal para aprender a optimizar nuestro tiempo de calidad.

El descenso del nivel de trabajo de esta época, no debe ir acompañado de un exceso de relax. Aprovecha para adelantar tareas y organizar el caos. Reflexiona, evalúa y analiza cómo administras tu tiempo. Gestiónate a ti mismo y a tu tiempo y aprovecha para mejorar en la organización de tus proyectos, actividades personales y profesionales. Este tiempo requiere de rutinas que podamos seguir de manera mecánica, para que podamos gestionarlo bien. Esto nos ayudará a tener un mayor tiempo de calidad.

En estas fechas, conciliar vida, trabajo y productividad se convierte en misión imposible. Descontrol de horarios, comidas, cenas, fiestas, compras y planes con amigos, pasan a ser una prioridad marcada en nuestras agendas y calendarios. Reflexiona, planifica y decide, cómo vas a manejar y gestionar tus actividades esta Navidad.

Vamos a ver una serie de trucos para organizar tu día a día y que tu jornada laboral, sea más productiva:

• Mantén al día tus tareas rutinarias.
• Elabora una lista de tareas más light y prioriza sobre esas tareas.
• Realiza una nueva lista de tareas importantes. Y deja para el final las menos relevantes, que de lo contrario nos restarían productividad.
• Delega y comparte en una persona de confianza.
• Cronometra tu tiempo y aplica la Técnica de Bloques de 25 minutos de trabajo concentrado y sin interrupciones. Seguidos de pequeños descansos.
• Aprovecha y optimiza tus recursos.
• Elimina todo esfuerzo innecesario. Simplifica. Y apaga el dispositivo multitarea.
• En Navidad, los ladrones de tiempo están más presentes que nunca. Identifícalos y combátelos, no aportan y solo nos llevan a la desorganización y los errores.

Una buena manera es aplicar la regla del “8 X 3” en nuestra rutina. 8 horas de trabajo + 8 horas de ocio + 8 horas de descanso = DÍA

En Navidad, los días también tienen 24 horas, más que nunca, debemos repartir nuestras 24 horas de tiempo, de manera organizada y planificada.

Tan importante es gestionar bien nuestro tiempo de trabajo como el de ocio y el que le dedicamos a nuestros amigos y familiares. Aprovecha bien esta época para retomar contactos y fortalece lazos con colegas, colaboradores, clientes y con tu equipo, estrecha tus lazos afectivos con tus seres más queridos. Y, sobre todo, dedícate tiempo a ti mismo.

El secreto para que esta Navidad no merme tu productividad, está en planificarla de manera adecuada con unos objetivos claros y muy bien definidos. Pon el foco en lo importante para optimizar y aprovechar los recursos. Nosotros somos los protagonistas de nuestra productividad.

Huye del ruido

Muchas veces no somos conscientes de todo el ruido que nos rodea. Nuestro cerebro se ha acostumbrado a ese ruido externo y lo asimila hasta que deja de ser perceptible en muchos casos. Si a eso sumamos nuestro “ruido interior” que es aquel que golpea en nuestro cerebro mediante pensamientos, reproches, conversaciones interiores.. es imposible concentrarse.

Para las personas que transcurre su jornada laboral en una oficina tenemos infinidad de ruidos que evitan una mínima concentración:

- Teléfonos de la oficina

- Teléfono móvil

- El timbre de la puerta

- El aviso de que nos ha entrado un mail (en el teléfono, en el ordenador, en la Tablet…)

- Aviso de Whatsapp o redes sociales

- Interrupciones de compañeros de trabajo 

- Ajetreo de personas entrando y saliendo

- Escuchar las conversaciones telefónicas de los demás o las reuniones

Es decir, tenemos cotidianamente una serie de sonidos alrededor que nos alteran cada vez que suenan. Si a eso añadimos las alarmas luminosas del móvil o el ordenador, llevamos a nuestra percepción de todo lo exterior a niveles superlativos.

Está más que demostrado que somos seres "multitarea" y que eso nos hace menos sociables, menos eficientes y menos inteligentes. Con esto nos referimos a la cada vez más extendida multitarea de escribir un mail, tener varias pestañas del ordenador abiertas, hablar por teléfono y además escribir un "Whatsapp". 

Además, solemos realizar este tipo de tareas que se acaban convirtiendo en rutinarias en los momentos menos oportunos. Eso nos hace ser menos eficientes, y por supuesto cometer más errores que luego tendremos que subsanar.

Nuestra capacidad para filtrar la información y los estímulos nos hará gestionar mejor la capacidad de concentración y análisis. La falta de atención que demostramos haciendo varias tareas a la vez puede incluso crearnos problemas sociales con las personas que interactuamos y que no le prestamos la atención necesaria. 

Cada vez más se tiende en las oficinas a crear “espacios de concentración”. Es decir lugares sin ruido externo, ni por supuesto interno, que sirvan para concentrarse, meditar y poder conseguir soluciones y reflexiones para los problemas o las estrategias de trabajo.

El objetivo de evadirnos del ruido aunque sea por al menos unos minutos es doble; descansar y recuperar energía, y también poder concentrarse para poder solucionar las dificultades que se tienen encima de la mesa lo mejor posible. Esos “minutos de silencio” suponen una inyección de energía y de claridad mental.

Entonces, si el ruido es la tónica en el lugar de trabajo, escoge un tiempo, aunque sea corto, durante el día, donde puedas relajarte, cerrar los ojos, apagar los aparatos electrónicos que generan ruido y poder disfrutar de un minuto de concentración. Tu mente y tu productividad lo agradecerán.

Claves para la retención

La preocupación por la falta de candidatos de calidad es un tema recurrente, además, paralelamente observamos que la rotación de personal ha aumentado de manera alarmante.

Entonces, retener y evitar que se marche el personal implica muchas veces activar medidas de emergencia que son reactivas y de efecto inmediato, aunque no siempre con efectos duraderos como, por ejemplo, incrementos por incentivos, promesas de futuro, etc.; acciones que muchas veces no llegan al fondo de la cuestión.

Ahora bien, para mantener a nuestro equipo basta con simplemente conocer lo que es importante para ellos en el presente y en el futuro y trabajar coherentemente para satisfacer así sus necesidades.

Antes de considerar el reto de atraer y retener a la mejor gente para una organización, es bueno empezar analizando el por qué la gente abandona los trabajos.

Si bien las razones pueden ser variadas, se ha llegado a determinar que hay cinco razones principales de por qué la gente deja sus trabajos y estas son:

1. Beneficios o incentivos inadecuados.

2. Falta de reconocimiento.

3. Insatisfacción con la dirección (manera en que se sienten dirigidos y orientados en el trabajo).

4. Aburrimiento.

5. Oportunidades limitadas de progreso.

Todos ellos puntos comunes y que se aplican en la mayoría de las organizaciones, siendo los últimos 4 puntos los que más cuesta reconocer.

Por lo que si detectamos que en nuestra compañía se cumple alguno de estos aspectos claves, a continuación veremos los tres aspectos a tener en cuenta para combatir esta situación.

Reconocer y valorar

A menudo olvidamos valorar los éxitos y aprender de los fracasos. Sin embargo, el reconocimiento constituye para el manager una herramienta importante en su labor diaria.

Con la práctica vemos que el reconocimiento se vuelve cada vez más eficaz si se ejerce de manera directa. Además, para que de resultados duraderos, hay que considerar que el reconocimiento se debe realizar desde una posición de sinceridad, con argumentos y de forma personalizada.

Insatisfacción con los Jefes

La gente deja a la gente y no a los trabajos. La mayor parte de las personas dejan sus trabajos por sus managers, ya que una actitud incorrecta hacia los colaboradores puede empañar los excelentes programas de remuneración, incentivos, capacitación y todo lo que la organización ha estado desarrollando para retener y atraer a sus empleados.

Para evitar esta situación, se debe trabajar en desarrollar habilidades de dirección y liderazgo; solicitando feedback a cada uno de los integrantes de la compañía, a superiores, pares y a los miembros del equipo, permitiendo obtener una información valiosa acerca de lo que se está haciendo bien y qué es lo se podría hacer mejor.

Aburrimiento y/o estrés

Con respecto a este último punto, resulta mucho más claro mostrar de qué manera impacta el nivel de habilidades adquiridas versus el nivel de desafío percibido por el colaborador.

Personas con un buen nivel de habilidades que perciben poco desafió en su entorno laboral, terminan aburriéndose de su trabajo y renunciando.

Por otro lado, empleados con pocas habilidades y un nivel de desafío percibido muy alto, genera una zona de ansiedad o de estrés que termina por desgastar a la persona.

Así, atendiendo a estos aspectos claves y otorgándoles la importancia que se merecen, empezaremos a observar cambios muy positivos en la tendencia de rotación de nuestro equipo.

Gestión eficaz de conflictos

Las personas debemos lidiar con el conflicto a diario en nuestras vidas. El conflicto de intereses es el más extendido y frente a ese nos podemos posicionar de diferentes maneras. Veamos primero cómo se genera un conflicto.

El desencuentro  y la falta de entendimiento viene motivada en muchas ocasiones por una ausencia de diálogo. En nuestra vida diaria se generan unas expectativas y se dan unas presunciones sobre lo que se espera de la otra persona o que espera la otra persona de mí mismo. Las personas tendemos a adoptar una postura u otra según el interés final que se desea conseguir.

En esta línea, se podría decir que el conflicto podría evitarse si desde un primer momento preguntáramos directamente a la otra persona lo que desea y lo que quiere y espera de nuestra relación o de nuestra persona. Buscar el “enfrentamiento” directo de las expectativas para que estas no se presuman ni se conviertan en elucubraciones mentales que pueden generar todo tipo de fantasías y creencias que pueden desembocar en el conflicto.

La mayoría de los casos ese ajuste de expectativas inicial no se produce y se acaba generando el conflicto y/o una discusión. La discusión la entendemos como enfrentamiento y defensa de dos posturas totalmente opuestas y que cada uno defiende para “convencer” al otro de que no lleva razón, cuando deberíamos entenderla como un diálogo abierto donde ambas partes opinan y se escuchan y acercan posturas, hasta el punto de que uno de ellos pueda aceptar totalmente o en parte la posición del otro. Esa búsqueda de tener la razón a toda costa acabará teniendo fatales consecuencias en una relación y terminarán por derivar en el conflicto y posteriormente la enemistad, pasando en episodios más limite al odio. Para lidiar con esto, deberíamos generar que nuestras relaciones fueran más sanas y abiertas y menos basadas en “convencer” y “tener la razón”.

En el ámbito laboral, muchas rupturas de relaciones que no sean motivadas por problemas económicos o de absorción del puesto de trabajo, es decir, las que están derivados de la falta de entendimiento de las personas, se van deteriorando poco a poco hasta llegar a un límite de “no aguanto más”.

Así, las relaciones laborales no están exentas de conflictos y faltas de entendimiento. Dentro de toda organización cada vez más es necesaria la figura de una persona que lidere y medie en la gestión de conflictos. Se deben establecer unas políticas para gestionar este tipo de situaciones, tanto en prevención como en solución de diferentes casuísticas. La productividad, la implicación, la motivación y finalmente la ruptura de la relación laboral o bien la pérdida de talento no deseado depende en gran parte de cómo se pueden gestionar estas situaciones. Generar un manual o protocolo de gestión de conflictos al que se pueda acudir y que forme parte de los Valores y de la Cultura de la organización sería algo que evitaría muchas situaciones desagradables y finalmente los altos costes que supone un conflicto para toda la organización y la erosión de la motivación de las personas.

Practica tus habilidades asertivas, sé más comunicativo y verás reducidos los conflictos a gestionar en el día a día.

FELICIDAD EN EL TRABAJO = ALEGRIA = SATISFACION = MOTIVACION

Vamos a hablar del Engagement en la empresa, que viene a ser el término utilizado en el ámbito de las relaciones laborales y la cultura organizacional y que se identifica con el esfuerzo por parte de los colaboradores de una empresa o miembros de una organización. Podemos decir que un colaborador engaged es una persona totalmente implicada en su trabajo y entusiasmada con él. 

En definitiva, lo que conocemos comúnmente como Compromiso.

Podemos identificar una serie de características o cualidades de un colaborador ‘engaged‘:

• Elevada autonomía en un clima social positivo, y que experimentan más emociones positivas que negativas a lo largo de su carrera profesional.
• Emprenden más iniciativas, tomando el control de sus vidas.
• Saben generar feedback propio sobre su desempeño y crean sus propias ‘recompensas’.
• Experimentación alguna vez de la ‘llamada’ o vocación pasional por su trabajo.
• Valores y creencias que se ajustan a la cultura de la organización.
• Entrega a su trabajo, pero no ‘adictos’. Los adictos al trabajo, sienten su trabajo como una obsesión y se sienten culpables y ansiosos si no están trabajando. No disfrutan de lo que hacen sino que trabajan para reducir la ansiedad; además no tienen vida ‘extra-laboral’, mientras que los profesionales ‘engaged’ disfrutan también de su vida fuera del trabajo.

Podríamos decir entonces que un colaborador engaged es alguien que puede experimentar Felicidad en su lugar de trabajo.

Lo que en la Pirámide de Maslow se denomina Autorrealización, donde se produce la aceptación de nosotros mismos y de lo que nos rodea. Esto seguramente tiene mucho que ver con la Felicidad personal, tanto en el trabajo como en la vida.   

Una vez que sabemos esto, no podemos dejar de hablar de políticas de la Felicidad en nuestra empresa, relacionadas directamente con el compromiso de los colaboradores y con los resultados de la compañía. Si estamos de acuerdo en que la Felicidad es productiva para la empresa, implantemos políticas de felicidad en nuestro día a día.

Resumámoslo en la ecuación que da título al artículo:

FELICIDAD EN EL TRABAJO = ALEGRIA = SATISFACION = MOTIVACION