Productiva Navidad

Las fechas en las que nos encontramos pueden hacernos perder la concentración y el tiempo, y es que la Navidad es uno de los periodos más peligrosos para la productividad.

Con el ambiente festivo de la Navidad, mantener la concentración, se antoja una tarea muy complicada para muchos. Es la época del año que más afecta a nuestra productividad. Nos cuesta ser productivos. Pero también, es el momento ideal para aprender a optimizar nuestro tiempo de calidad.

El descenso del nivel de trabajo de esta época, no debe ir acompañado de un exceso de relax. Aprovecha para adelantar tareas y organizar el caos. Reflexiona, evalúa y analiza cómo administras tu tiempo. Gestiónate a ti mismo y a tu tiempo y aprovecha para mejorar en la organización de tus proyectos, actividades personales y profesionales. Este tiempo requiere de rutinas que podamos seguir de manera mecánica, para que podamos gestionarlo bien. Esto nos ayudará a tener un mayor tiempo de calidad.

En estas fechas, conciliar vida, trabajo y productividad se convierte en misión imposible. Descontrol de horarios, comidas, cenas, fiestas, compras y planes con amigos, pasan a ser una prioridad marcada en nuestras agendas y calendarios. Reflexiona, planifica y decide, cómo vas a manejar y gestionar tus actividades esta Navidad.

Vamos a ver una serie de trucos para organizar tu día a día y que tu jornada laboral, sea más productiva:

• Mantén al día tus tareas rutinarias.
• Elabora una lista de tareas más light y prioriza sobre esas tareas.
• Realiza una nueva lista de tareas importantes. Y deja para el final las menos relevantes, que de lo contrario nos restarían productividad.
• Delega y comparte en una persona de confianza.
• Cronometra tu tiempo y aplica la Técnica de Bloques de 25 minutos de trabajo concentrado y sin interrupciones. Seguidos de pequeños descansos.
• Aprovecha y optimiza tus recursos.
• Elimina todo esfuerzo innecesario. Simplifica. Y apaga el dispositivo multitarea.
• En Navidad, los ladrones de tiempo están más presentes que nunca. Identifícalos y combátelos, no aportan y solo nos llevan a la desorganización y los errores.

Una buena manera es aplicar la regla del “8 X 3” en nuestra rutina. 8 horas de trabajo + 8 horas de ocio + 8 horas de descanso = DÍA

En Navidad, los días también tienen 24 horas, más que nunca, debemos repartir nuestras 24 horas de tiempo, de manera organizada y planificada.

Tan importante es gestionar bien nuestro tiempo de trabajo como el de ocio y el que le dedicamos a nuestros amigos y familiares. Aprovecha bien esta época para retomar contactos y fortalece lazos con colegas, colaboradores, clientes y con tu equipo, estrecha tus lazos afectivos con tus seres más queridos. Y, sobre todo, dedícate tiempo a ti mismo.

El secreto para que esta Navidad no merme tu productividad, está en planificarla de manera adecuada con unos objetivos claros y muy bien definidos. Pon el foco en lo importante para optimizar y aprovechar los recursos. Nosotros somos los protagonistas de nuestra productividad.

Automotivación

La automotivación es aquel impulso que te ayuda a conseguir el éxito personal, laboral y profesional. A través de la motivación encuentras razones de peso para hacer algo. 

Una manera simple de referirse a ella podría ser: Son las ganas de hacer algo.

Ahora bien, esas ganas son algo más complejo que el instinto natural que hace que nos mantengamos vivos y le demos satisfacción a nuestras necesidades básicas (comer, dormir, etc.). Las ganas de vivir, de avanzar hacia proyectos y objetivos, son algo más; algo que se aprende conociéndose a uno mismo y practicando continuamente. La motivación ni la regalan ni se compra en ninguna parte. Y muchas veces cuando no se tiene, hay que generarla.

Para lograrlo requieres de la combinación de diferentes elementos intelectuales, físicos y psicológicos que en diferentes circunstancias determinan tus ganas o energía para hacer las cosas. Para automotivarte, desde la Escuela RE/MAX te sugerimos los siguientes consejos: 

1. Muchas personas creen que para hacer las cosas primero deben tener deseos de hacerlas. Esto es un grave error, ya que si se actúa primero te darán más ganas de hacer cosas. Convéncete de verás de que lo que vas a hacer servirá para algo. Para poder empezar simplemente puede bastar con generar pensamientos positivos de donde nazcan la confianza, la paciencia… y toda esa serie de herramientas que nos ayudarán a avanzar.

2. Fíjate metas realistas, de esta forma creas un plan de acciones para alcanzar tu objetivo; conforme las vallas logrando te sentirás más motivado para llegar al final. Por ambicioso que sea un objetivo, generalmente lo alcanzamos dando pequeños pasos. Por lo tanto, sirve mejor a nuestra motivación centrarse en los pequeños avances que se están produciendo en lugar de mirar hacia el lejano horizonte donde se encuentra la meta.

3. Cuando logres alguna meta, prémiate. El éxito de nuestro cometido es la gran recompensa. Cuando el éxito se produce, compensan todo el tiempo, trabajo o esfuerzo que le hemos invertido. Ha valido la pena. Sin embargo, para llegar hasta ahí hemos dado pasos que también merecen su recompensa; pequeños pasos que merecen pequeños premios.

A veces, la satisfacción de un trabajo bien hecho sirve por sí sola, pero no está de más complementarla con algún detalle hacia nosotros. Un pequeño regalo que nos dedicamos nosotros mismos; de premiarnos con un buen momento. 

4. Evita postergar tareas ya esto disminuye tus niveles de motivación y te sientas incapaz de realizar tus objetivos. ¿Recuerdas lo que hablamos sobre la procastinación y cómo enfrentarnos a ella? Pues sigue trabajando en esa línea.

5. La formación y el aprendizaje son claves para lograr todo aquello que nos propongamos. Está claro que cuando intentamos realizar una tarea que no sabemos muy bien como llevar a cabo, acabamos frustrándonos y dándonos por vencidos. Y peor aún, cuando esta situación se repite en el tiempo y no encontramos medios que nos ayuden a lograr nuestras metas, acabamos cayendo en la indefensión aprendida. Por eso, si para lograr el éxito debes aprender nuevas habilidades, hazlo, no dudes en pedir ayuda si lo requieres. 

6. Trabaja en equipo, de esta forma todos los integrantes se mantendrán motivados para lograr sus objetivos en común. Esta claro, un mismo equipo trabajando en una misma dirección nos ayuda a estar "enchufados" con nuestro objetivo. Júntate con personas que compartan tus mismas metas, colabora y aprende con ellos y verás como la ruta hacia el éxito es mucho más llevadera.

En definitiva, es importante que mantengas una actitud positiva para encontrar esa motivación necesaria para alcanzar tus metas. La automotivación es una tarea de aprendizaje cotidiano. No importa fallar las veces que sean necesarias, la clave está en practicar todos los días.

  
Marco Martín

 Consultor de Desarrollo Junior

RE/MAX España

Ladrones de tiempo

Esta semana seguimos hablando de productividad personal y de cómo los ladrones de tiempo nos afectan en nuestro día a día.

En la oficina se esconden numerosos ladrones de tiempo: teléfono, correos, llamadas telefónicas, personas que necesitan que les atiendas inmediatamente, reuniones interminables e incluso el Whatsapp.

Para ser más productivo en el trabajo en primer lugar necesitas generar un buen clima y entorno, porque es el lugar donde vas a pasar largas jornadas laborales.

Se trata de que tu espacio de trabajo te permita trabajar cómodamente, encontrar la información que necesites y que no te distraiga tu propio desorden.

Si no pones medidas para minimizar los ataques de los ladrones de tiempo sentirás que tras una larga jornada de ocho horas (e incluso más) no has hecho nada de lo que tenías pendiente. Así que vamos a ver qué podemos hacer con estos ladrones.

Respecto al correo electrónico: dedica un rato al día para responder todos los correos, puede ser un buen momento al llegar a la oficina y te vas despertando del todo, a la hora del mediodía o antes de irte, para desconectar de lo que estabas haciendo. Trabaja con carpetas para que resulte fácil buscar la información que necesites, de manera que tu bandeja de entrada no tenga más de diez mensajes, así no te agobiarás cada vez que entres y tendrás más sensación de control.

Si tienes que trabajar en un informe o concentrarte en algo relevante, desactiva las notificaciones de correo entrante o incluso cierra el correo. Solemos priorizar atender a los mensajes en lugar de otras tareas, muchas veces porque es difícil obviar las constantes notificaciones que nos avisan de que nos están escribiendo.

Respecto a las llamadas. Haz lo mismo que en el caso de los correos. Intenta desviar el teléfono si existe la posibilidad, o baja el volumen del aparato y después dedica un rato a devolver llamadas. Si alguien necesita contactar contigo urgentemente, no te preocupes, te localizará seguro.

Para intentar enfocarte en cuestiones importantes a las que en general les damos menos urgencia que al teléfono o al correo electrónico, puedes separarte físicamente si tu espacio de trabajo te lo permite, o escuchar música con auriculares que te ayude a concentrarte y te aísle del ruido del resto de la oficina. Si adviertes a los compañeros de alrededor que te intentas trabajar y te aíslas con música, probablemente te respeten y no te molesten.

El tema de las reuniones es más complicado porque no depende de ti, pero sí hay algo que puedes hacer: prepararla bien, recopilar toda la información que necesites, revisar tus notas de una reunión previa si la hubo y solicitar a quien la convoque que envíen el orden del día. Asistir a una reunión sin conocer los temas a tratar por todos los convocados y sin llevarla preparada puede hacer que se extienda más de lo que nos gustaría.

Revisar la lista de cosas que tienes pendiente, lo que te han pedido que hagas y lo que necesitas que otros realicen puede ayudarte a organizar tus ideas sobre un papel. Tachar cosas que te has quitado de encima de una “to do list” puede resultar motivador por otra parte.

Por último, algo muy importante: las relaciones sociales. Trabajar en una empresa tóxica puede consumir toda tu energía, por lo que apenas te sentirás capaz de hacer tu trabajo, el día a día en un entorno así se hace muy duro.

Tus compañeros de trabajo no tienen que ser tus amigos, si al final se convierten en ellos, genial, pero lo crucial es que tengas una relación lo suficientemente agradable con ellos como para que levantarte e ir a la oficina no sea un suplicio y que si tienes un mal día, alguien te anime y te ayude a sobrellevarlo.

Interesarte por los demás, por su bienestar, ayudarles si puedes hacerlo, en resumen, ser buen compañero/a es una relación de ganar-ganar. La inversión de tiempo que haces en las personas que trabajan a tu lado es de las más rentables en el mundo profesional. Gestionar las envidias, controlar a los trepas, respirar hondo para no entrar en una discusión que puede requerirte energía, pero mucho menos que si te dejas arrastrar en la marea nociva que suele habitar en las empresas.

Todos queremos trabajar al lado de quien siempre tiene una sonrisa en la cara y enfoca el día a día con optimismo. El contagio emocional positivo afecta a la productividad.

En definitiva, aprende a gestionar tu tiempo y verás como no solo aumenta tu productividad, si no que te sentirás más satisfecho con tu trabajo.

  

Marco Martín

 Consultor de Desarrollo Junior

RE/MAX España

12 minutos para vencer la procrastinación

En la Escuela RE/MAX seguimos comprometidos con tu éxito, y ese éxito llega con el trabajo del día a día. Por eso, siguiendo la línea de lo hablado la semana pasada, donde os ayudábamos con vuestra productividad y os dábamos las claves para combatir la procrastinación, esta semana os traemos una nueva técnica que sin duda os será muy eficaz para abordar aquellas tareas que tanto cuestan realizar.

Recordamos que la procrastinación es posponer la ejecución de una tarea, acción o decisión relevante que debemos realizar y que en su lugar hacemos otra menos relevante. Y que generalmente procrastinamos cuando nos enfrentamos a una tarea compleja, larga, difícil o aburrida.

Este tipo de herramientas son simples y sencillas de aplicar, pero no son soluciones mágicas ni universales.

Esta técnica en concreto, nos permite romper la inercia procrastinadora y arrancar con la ejecución de la tarea. Esta primera fase es la más crítica ya que una vez empezada la tarea más fácil resultará continuarla. Vamos allá con ella:

La efectividad reside en su sencillez, por ello es necesario que se implante con precisión:

Primero. Te comprometes a trabajar en tu tarea sólo 12 minutos.

Segundo. Cuando termina ese plazo te haces la siguiente pregunta: ¿quiero trabajar otros 12 minutos? Si la respuesta es afirmativa, trabajas sólo otros 12 minutos y cuando terminas el plazo te vuelves a hacer la misma pregunta. Cuando la respuesta sea negativa dedica otros 12 minutos a trabajar en tu tarea para dejarla adecuadamente preparada para que te resulte muy fácil retomarla en la próxima ocasión.

Por tanto, tu compromiso mínimo es 12 + 12 minutos.

Está técnica basa su efectividad en tres claves que debemos tener en cuenta en todo momento:

1-     La palabra sólo. Es preciso que te programes una alarma y te detengas cuando suene. Existe una gran probabilidad de que, una vez has roto la inercia a empezar, puedas continuar trabajando un buen rato hasta que por alguna razón te canses o aburras. Si lo que quieres es vencer tu procrastinación es crítico que seas tú el que decida cuando empiezas y terminas. Por eso necesitas la alarma y la renovación o no de tu compromiso. Si no lo haces así, el resultado final será que tu procrastinación es la que finalmente vence, porque será la que decida cuando terminas.

2-     Deja la tarea preparada para retomarla con extrema facilidad la próxima vez, así minimizas el posible rechazo causante de tu procrastinación.

3-      No toleres ninguna interrupción durante el período de 12 minutos. Necesitas concentrarte y trabajar con intensidad en ese plazo. Trabaja duro y concentrado y, después, recupera la energía y atención invertida con una pausa. Si sientes un fuerte impulso para hacer otra tarea distinta, resístelo y prométete que realizarás esa otra tarea como recompensa cuando cumplas tu compromiso actual.

Con la práctica observarás que empiezas a encadenar varios compromisos de 12 minutos y pronto descubrirás que aquellas tareas que antes procrastinabas ahora eres capaz de abordarlas hasta completarlas.

Lo que sucede es que tu estado emocional después del logro, que supone vencer tu procrastinación y cumplir tu compromiso de trabajar 12 minutos en esa tarea desagradable, es muy diferente del que tenías antes de iniciar la tarea.

Eso sí, no te fuerces a utilizarla si no estás completamente dispuesto a ejecutarla con exactitud, porque entonces no funcionará, te sentirás decepcionado y quemarás la herramienta.

12 minutos es una duración bastante apropiada para arrancar, completar una pequeña parte de la tarea y romper la inercia procrastinadora. Es un desafío aceptable para un procrastinador. Pero siéntete libre de utilizar cualquier otra cifra que se adapte mejor a tu procrastinación. En general cualquier cifra en el rango 5-20 minutos puede ser apropiada.

Ponlo en práctica y verás lo sencillo que te empieza a resultar realizar esas tareas que antes considerabas tan odiosas.

Marco Martín

 Consultor de Desarrollo Junior

RE/MAX España

No es pereza, es procrastinación

“No dejes para mañana lo que puedas hacer”, todos nos sabemos este refrán, pero lo cierto es que todos también sabemos que es más fácil decirlo que hacerlo. La buena noticia es que es algo que les ocurre a todas las personas en mayor o menor medida, ¿la mala noticia? Que se trata de uno de los más potentes enemigos de la productividad que nos impide alcanzar todo nuestro potencial y es de los más difíciles de combatir, ya que precisa de la generación de nuevos hábitos productivos. La procrastinación.

La procrastinación es, por tanto, un complejo trastorno del comportamiento que consiste en postergar de forma sistemática aquellas tareas que debemos hacer, que son cruciales para nuestro día a día y que son reemplazadas por otras más irrelevantes pero más agradables de llevar a cabo.

Normalmente es causado por el sentimiento de ansiedad generado ante una tarea pendiente para la que carecemos de la fuerza de voluntad necesaria para concluirla. El acto que se pospone suele ser percibido como estresante, por lo cual se autojustifica posponerlo a un futuro, en que lo importante es supeditado a lo urgente.

Se podría decir que las personas nos comportamos de esta manera porque creemos que el día de mañana será más adecuado para realizar estas tareas, pero lo cierto es que la tendencia a procrastinar es menor si se plantea la tarea en términos muy concretos y específicos. Así que desde la Escuela RE/MAX os vamos a dar unos trucos para combatirla:

1. Aprende a gestionar tu tiempo: Haz una autoevaluación de cuánto tiempo dedicas a cada tarea del día. Al tener constancia de nuestros tiempos, creamos un compromiso interno que nos hace ser más responsables con respecto a cómo lo utilizamos. También ayuda dividir grandes tareas en otras más pequeñas o sencillas, de manera que nos resulte menos complicado comprometernos a realizarlas.

2. Elimina las distracciones: Cuantas más tentaciones tengas a manos para hacer otra cosa en lugar de atender a tus responsabilidades, más fácil será procrastinar. En este aspecto juegan un papel fundamental las nuevas tecnologías y las redes sociales. Mantén el móvil y el acceso a internet desconectados cuando te dispongas a afrontar tareas complicadas y así se evitarán las distracciones que están a un solo “click”.

3. Ponte plazos: Agenda tus tareas y asigna tiempos específicos y fechas límite a cada pequeña tarea. Una fecha límite nos ayudará de nuevo a crear un compromiso con nuestro trabajo y con nosotros mismos, y sentirás la urgencia de terminar aquello que te propusiste. Además, uno se siente realmente bien cuando lograr alcanzar los plazos que se ha marcado. Empieza a familiarizarte con la palabra cronograma.

4. Por lo bien que lo hemos hecho…: Una buena técnica de motivación consiste en planear pequeñas recompensas para cuando logremos terminar esa tarea que nos hemos marcado, algo que realmente te guste y no suponga ningún esfuerzo. Incluso puedes crear un sistema de “castigos” para cuando no consigas cumplir con lo que te prometiste y de esta forma habrás gamificado tu rutina.

5. Comprométete: Una vez eliminadas las distracciones y gestionado bien nuestro tiempo, queda lo más complicado, comprometerse. Para ello lo mejor es tomar decisiones y no perder el tiempo pensando en lo duro o aburrido de la tarea a realizar. Fíjate el objetivo, comprométete a cumplirlo y ve a por él.

Ahora que ya sabemos que no todo es pereza, no hay excusa para ser productivos en nuestro día a día. Deja la procrastinación a un lado y conviértete en la mejor versión de ti mismo, conseguirás marcar la diferencia.

Marco Martín  Consultor de Desarrollo Junior RE/MAX España