¿Eficiencia o eficacia?

Muchas veces escuchamos alegremente frases lo eficientes o eficaces que son determinadas personas en la empresa. Sin embargo, los términos Eficiente y Eficaz causan muchos debates, análisis y son motivo de estudio y reflexión en muchos países, ya que rara vez se utilizan de una manera correcta.

En términos generales, la Eficiencia se refiere a la relación entre esfuerzos y resultados. Si Obtienes más resultados de un esfuerzo determinado, habrá incrementado tu eficiencia. Asimismo, si puedes obtener el mismo resultado con menos esfuerzo, habrás incrementado tu eficiencia. En otras palabras Eficiencia consiste en realizar un trabajo o una actividad al menor costo posible y en el menor tiempo, sin desperdiciar recursos económicos, materiales y humanos; pero a la vez implica calidad al hacer bien lo que se hace.

Sin embargo, en las organizaciones no es suficiente muchas veces con ser únicamente Eficientes, las organizaciones modernas buscan algo más que eso, y eso es la Eficacia. Cuando un equipo alcanza las metas u objetivos que le impone la compañía, decimos que es Eficaz. Entonces la Eficacia se refiere a los resultados en relación a las metas y cumplimiento de los objetivos organizacionales, por eso para ser Eficaz debes de priorizar las tareas y realizar en orden de precedencia aquellas que contribuyen a alcanzar tus objetivos y metas previstas, por lo debes de asegurarte que lo que hagas valga la pena y conduzca a un fin.

La Eficiencia y la Eficacia se interrelacionan, pero la falta de eficacia no puede ser compensada con Eficiencia, por grande que sea esta, ya que no hay nada más inútil que hacer Eficientemente, algo que no tiene ningún valor y que no contribuye en nada para la Organización. Por eso es necesario preguntarse si lo que se hace vale para algo. Por ejemplo una persona puede pasar todo el día en su trabajo, sentado en su escritorio, pero esto no significa que sea Eficiente ni Eficaz, más aun cuando su labor no es productiva y se dedica a utilizar indiscriminadamente los recursos con que cuenta su Organización. 

Es necesario precisar que en la actualidad las empresas y particularmente organizaciones del estado pasan por una serie problemas por la falta de recursos, de igual forma todas, quieren ofrecer un buen producto o un buen servicio a bajo costo, por eso una vez definida la meta a la cual queremos llegar, posteriormente debemos buscar la mejora en Eficiencia.

La contribución del hombre es un factor muy importante para el éxito de su Organización y aunque la Eficiencia juegue un papel fundamental, la clave del éxito de una organización es la Eficacia.

Coherencia y liderazgo

A menudo se habla con mucha frecuencia del problema de la falta de compromiso y como consecuencia, de la baja productividad y resultados insuficientes. 

Es cierto que con tanta inestabilidad laboral y económica, hay colaboradores que reducen su implicación en la empresa, a veces como protesta por las medidas adoptadas por la dirección o como una respuesta psicológica a la situación que están viviendo, es algo que vemos incluso en buenos profesionales que estaban muy comprometidos.

 

El éxito en una compañía no se puede alcanzar de manera autónoma, siempre depende de un equipo de personas. Entonces, cuando el director o el mánager se queja de la falta de compromiso de sus equipos, debería reflexionar sobre si la empresa o él mismo se merecen la implicación y el compromiso de las personas de la organización.

A fin y al cabo, una relación, aunque sea laboral, es una correspondencia entre una persona con otra. La organización influye en cada colaborador y el compromiso o la falta del mismo del colaborador, también afecta a la organización.

La base del compromiso es la confianza, si ésta se traiciona o simplemente no se genera, no se puede esperar contar con profesionales comprometidos.

Existen factores que influyen en la generación de confianza y en el compromiso, siendo los más importantes: la credibilidad, la coherencia y la integridad como sinónimo de transparencia.

En esta línea, un buen líder no es el que oculta información ni elude comunicar los aspectos delicados a sus colaboradores. La actuación de la dirección de la empresa debe ser el reflejo de los valores y principios que transmite con su discurso. No hay una actitud que provoque mayor rechazo que la incoherencia entre lo que se dice y se hace.

Si no somos capaces de generar un clima de confianza en la organización no será posible generar innovación, aflorar talento ni obtener compromiso.

La confianza se gana o se pierde y es responsabilidad de los líderes mantener la coherencia entre la palabra y la acción.

Aunque tampoco olvidemos que en el otro lado están los colaboradores que no están comprometidos y se quejan de que la empresa no se vuelca más con ellos. Suelen ser estas personas las que hablan constantemente de sus derechos, pero que rara vez se acuerdan de sus deberes.

Por lo tanto, una relación profesional es como otro tipo de relación de amistad, sentimental… es un camino de doble vía y exige reciprocidad en la confianza, respeto e implicación.

Los actos de un mánager, un líder, un directivo tienen que ser coherentes con lo que dice. Trabajemos en ser coherentes.

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1. Enfócate en el objetivo en lugar del procedimiento.

Cuando pensamos en todo lo que tenemos que hacer para lograr algo solemos sentir estrés y confusión, incluso frustración. ¿Te ha pasado?

Si en lugar de pensar en todos los pasos que debemos tomar para lograr algo pensamos en qué es lo que queremos lograr y cómo nos sentiremos cuando ya alcancemos nuestro objetivo entonces haremos todo lo necesario rápidamente y sin darnos cuenta ya estaremos disfrutando del logro.

2. Tómate pequeños descansos frecuentemente.

Cuando creas que tienes menos tiempo para descansar, entonces ese es el momento que más necesitas descansar. Se ha comprobado que la productividad aumenta significativamente si tomas descansos de entre 15 y 20 minutos cada 2 horas de trabajo.

Si haces esto tu mente se despejará, estará libre de estrés y te permitirá enfocarte mejor y, por ende, ser más productivo. La idea es tomar estos minutos de descanso para estirarte, respirar, relajarte, hidratarte o simplemente no pensar en nada.

3. Haz el 20% de actividades que te dará el 80% de los resultados.

Muchas veces nos encontramos haciendo muchas actividades que no nos acercan significativamente a nuestro objetivo. Si queremos ser más productivos entonces debemos preguntarnos, ¿qué es aquello que podré hacer ahora que me acercará significativamente a mi resultado esperado?

Siempre hay una o dos actividades que podemos hacer que nos ayudará a dar un gran paso hacia nuestro objetivo, tómate el tiempo de averiguar cuales son.

4. Dedícate a ti mismo la primera hora de tu día.

Los grandes líderes a nivel mundial siempre se toman la primera hora de su día para enfocarse en sí mismos. Dedica la primera hora de tu día en tu cuerpo, en tu mente y en tu alma. Lo peor que puedes hacer al despertar es revisar tu correo electrónico o avanzar con alguna tarea pendiente del día de ayer.

Cuando despiertes mañana respira profundamente, sonríe, agradece por un día más de vida, sal a caminar, a trotar o a correr, siente que estás vivo y visualiza tus objetivos del día.

5. Envía emails con objetivos específicos que no requieran respuestas constantes.

Si un correo va y viene más de 4 veces es mejor que tomes el teléfono y llegues a un acuerdo en una conversación telefónica de dos minutos. La próxima vez que envíes un correo electrónico recuerda ser específico en el objetivo del mismo y recuerda dar indicaciones específicas sobre qué debe hacer la otra persona en cada situación.

No dejes abierta la conversación para que siga respondiendo el correo, agradece de antemano y anticípate a lo que la otra persona podría necesitar y dáselo para que no tenga que pedírtelo luego.

6. Designa tiempos específicos durante el día para tareas repetitivas.

Si realizas tareas repetitivas a lo largo del día es mejor que designes tiempos específicos durante el día para que no te distraigan en medio de una operación importante.

Por ejemplo, podrías designar horas específicas en las cuales revisarás tu correo electrónico, tu teléfono o la red social de tu preferencia. Eso te permitirá enfocarte de mejor manera en lo que más importa para ti.

7. Reconoce la diferencia entre lo importante y lo urgente y haz lo importante primero.

Muchas veces solemos enfocarnos en lo que requiere nuestra atención inmediata, una llamada, un correo electrónico o algo que se nos vino a la mente en ese instante que es de suma urgencia. Sin embargo, el hecho de que sea urgente no significa que sea importante.

Tú y yo podríamos pasarnos horas, días o semanas haciendo cosas urgentes y aún así no alcanzar nuestros objetivos. Mientras que no entendamos la diferencia entre lo que es importante para avanzar en la vida o en nuestro trabajo y lo que es simplemente urgente, no podremos ser más productivos y felices.

8. Aprende a desenfocarte de las cosas que no te acercan a tu objetivo.

Saber desenfocarse es tan importante como saber enfocarse. De nada sirve que nos sepamos enfocar en una tarea si cuando terminemos de hacerla y es momento de empezar otra no podemos desenfocarnos de ella para ponerle nuestro enfoque a la nueva tarea.

Si estamos en el trabajo debemos enfocarnos en el trabajo, si estamos en la casa con la familia debemos enfocarnos en la familia. Si queremos ser más productivos entonces debemos dejar de pensar en otras cosas mientras realizamos una tarea o actividad importante para nosotros.

Ahora es tu turno, es el momento de la acción y de aplicar lo leído y, sobretodo, lo hagas parte de tu vida.

Antes de que cierres este post, te invitamos hacer la siguiente reflexión: ¿cuál es en este momento la barrera más grande que evita que logres tus objetivos?

La escucha activa y la expresión oral en las entrevistas de selección

La primera y más básica técnica que vamos a necesitar para realizar una entrevista la "escucha activa". Se trata, quizá, de la herramienta más importante y útil que actualmente disponemos.

Para ser capaz de comprender y de asimilar la información que el entrevistado va proporcionando es imprescindible adoptar una conducta de "escucha activa". Al adjetivar la “escucha” como “activa” se pone de manifiesto su papel anticipatorio, capaz de modificar los “comportamientos del candidato para guiarlos por el camino correcto. Escuchar “activamente” supone prestar atención a todo lo que dice el entrevistado, animarle a ampliar su información, asintiendo frecuentemente con la cabeza y realizando breves comentarios de refuerzo.

Por tanto, la “escucha activa” y eficaz significa:

- Demostrar en todo momento un interés real por lo que el entrevistado manifiesta.

- Adoptar una actitud de comprensión, en la que tenga tanta importancia el comportamiento verbal como el no verbal.

- Interrumpir lo menos posible al entrevistado, permitiéndole expresar al completo sus pensamientos.

- Evitar la emisión por parte del entrevistador de opiniones personales (tan sólo en el nivel de pequeños refuerzos).

- No realizar juicios de valor que signifiquen aprobación o desaprobación de lo que el entrevistado manifiesta.

- No entrar en ninguna discusión ni criticarle abiertamente.

- No dar más información que la que sea preciso.

- Responder cortésmente a las preguntas que realice el entrevistado, procurando no extenderse demasiado (él es el protagonista).

- Centrar con educación y con cierto tacto la conversación cuando ésta haya devenido hacia temas que no aportan información cara al objetivo que se pretende

- Prestar atención tanto a su expresión verbal como a su expresión no verbal.

- Resumir brevemente, de vez en cuando, lo expuesto hasta ese momento por el entrevistado, reformular.

Son fundamentales en toda comunicación, no sólo los aspectos verbales, sino también otros muchos que resultan ser no verbales. Nos referimos a la expresión oral y la facial.

Por lo que respecta a la expresión oral, un aspecto importante es la adaptación del lenguaje al de nuestro interlocutor. Utilizar un registro similar al del entrevistado ayuda a establecer una empatía mayor durante la comunicación. La voz debe reflejar diferentes situaciones a través de la entonación, el volumen, las inflexiones, los silencios, etcétera. Por eso, los puntos principales que cualquier entrevistador debe tener presente respecto a la voz serían:

- Mantener el volumen de la voz en un nivel de conversación.

- Esforzarse por utilizar toda la amplitud del registro vocal.

La voz debe resultar, en consecuencia, variada. De igual forma, la expresión facial acompaña a la voz y debe estar en sintonía con ella. En principio, se puede hablar de sólo tres medios de comunicación en la situación de entrevista: las expresiones faciales, la voz y los gestos. El entrevistador debe ser una persona "facialmente sensible", que reacciona tanto de manera verbal como facial a los comentarios de su interlocutor.

Las expresiones faciales se pueden mejorar de la siguiente manera:

- Elevando las cejas de vez en cuando.

- Sonriendo con más frecuencia.

La elevación de las cejas debe acompañar la realización de las preguntas importantes. Denota interés y muestra al entrevistador como un ser especialmente receptivo.

La sonrisa ayuda también a distender; en este sentido, añadir que el sentido del humor es una cualidad cada vez más apreciada en el arte de la comunicación.

Por último, otro aspecto de la comunicación que cobra especial importancia en la entrevista es el silencio. Algunos de sus objetivos fundamentales son:

- Estimular la expresión del entrevistado, forzándole a dirigir la atención sobre sí mismo y sobre su situación particular.

- Obligar al entrevistado a completar la información más allá de lo que normalmente estaría dispuesto a ofrecer.

- Permitir la reflexión sobre lo que se acaba de decir y dar la oportunidad para aclarar y matizar los conceptos.

- Incrementar el sentimiento de comprensión y de aceptación del entrevistado por parte del entrevistador.

- Facilitar la captación del mundo emocional del candidato a través del lenguaje no verbal manifestado (en el silencio habla el lenguaje corporal de la persona, que se expresa a niveles más espontáneos y menos racionales).