El plan de acogida

Toda organización debe tener un plan de acogida con el objetivo de planificar la incorporación, adaptación, socialización y seguimiento de nuevos profesionales. 

Llevar a cabo dicho plan repercutirá positivamente a la organización y al nivel de satisfacción de la persona recién incorporada. Un plan de acogida se implanta por los beneficios que puede aportar a la organización o al nuevo empleado:

• Comprensión de la identidad corporativa por parte del colaborador
• El colaborador identifica sus tareas y objetivos.
• Sentimiento de pertenencia y acogida. El nuevo colaborador se siente cómodo y motivado para trabajar en un equipo comprometido.
• Mejora de la imagen externa de la organización.

Generalmente, en la primera fase de todos los planes de acogida se defiende que es el responsable directo quién debe de presentar al nuevo miembro y es quién debe de decirle cuáles serán sus tareas. Pero por norma general, quien especifica “las tareas” es el compañero que ha estado haciendo las mismas que va a desempeñar el nuevo, o bien, va a trabajar “codo con codo” con esa persona, haciendo tareas muy parecidas.  Habitualmente, esta persona será la encargada de “tutorizar profesionalmente”.

La siguiente fase consiste en documentar al nuevo miembro con un Manual de acogida (Ideología de la empresa, Tareas a desempeñar, Objetivos, Tecnología y medios utilizados, Organigrama, Productos o servicios de la empresa…).

Por otra parte, los aspectos relacionados directamente con el puesto de trabajo (puesto, formación requerida, horario de trabajo, permisos de trabajo, vacaciones, calendario laboral, canales existentes de comunicación, riesgos laborales, etc.), se deberían informar durante la entrevista, en el proceso de selección, ya que son aspectos vinculantes por las dos partes y el candidato tiene derecho a aceptar o no dichas condiciones. En otras palabras, un plan de acogida debe comenzar, incluso, antes de la entrada en la empresa. El reclutador tiene la responsabilidad de ofrecer una información práctica y real sobre lo que el posible candidato debe encontrar en una futura incorporación.

En resumen, lo que nos encontramos es que muchas empresas no efectúan de manera efectiva un plan de acogida para el nuevo empleado, bien por falta de tiempo o bien por falta de comunicación con el responsable directo al que corresponde llevar a cabo la socialización y adaptación al puesto de trabajo.

En ese sentido, las consecuencias de no aplicar un adecuado plan de acogida repercuten en la empresa de forma leve y en el trabajador de manera directa e inmediata.

También hay que añadir que el periodo de adaptación a una nueva empresa no deja de existir porque el nuevo colaborador tenga una experiencia amplia. El periodo de adaptación nunca debe ser ignorado por la compañía, independientemente de la experiencia que tenga el nuevo colaborador.

Finalmente, un buen plan de acogida debe contar con una evaluación, tras un seguimiento continuado del colaborador para determinar el grado de éxito de la adaptación de la nueva incorporación al equipo. 

En un plan de acogida es importante que se comprenda los valores, que se haga suyos los principios y que se sienta participe del objetivo común dentro del núcleo. Con el fin de conocerse a sí mismo, conocer el papel que mantiene dentro de la organización y saber hacia dónde se tiene que dirigir.