Ladrones de tiempo

Esta semana seguimos hablando de productividad personal y de cómo los ladrones de tiempo nos afectan en nuestro día a día.

En la oficina se esconden numerosos ladrones de tiempo: teléfono, correos, llamadas telefónicas, personas que necesitan que les atiendas inmediatamente, reuniones interminables e incluso el Whatsapp.

Para ser más productivo en el trabajo en primer lugar necesitas generar un buen clima y entorno, porque es el lugar donde vas a pasar largas jornadas laborales.

Se trata de que tu espacio de trabajo te permita trabajar cómodamente, encontrar la información que necesites y que no te distraiga tu propio desorden.

Si no pones medidas para minimizar los ataques de los ladrones de tiempo sentirás que tras una larga jornada de ocho horas (e incluso más) no has hecho nada de lo que tenías pendiente. Así que vamos a ver qué podemos hacer con estos ladrones.

Respecto al correo electrónico: dedica un rato al día para responder todos los correos, puede ser un buen momento al llegar a la oficina y te vas despertando del todo, a la hora del mediodía o antes de irte, para desconectar de lo que estabas haciendo. Trabaja con carpetas para que resulte fácil buscar la información que necesites, de manera que tu bandeja de entrada no tenga más de diez mensajes, así no te agobiarás cada vez que entres y tendrás más sensación de control.

Si tienes que trabajar en un informe o concentrarte en algo relevante, desactiva las notificaciones de correo entrante o incluso cierra el correo. Solemos priorizar atender a los mensajes en lugar de otras tareas, muchas veces porque es difícil obviar las constantes notificaciones que nos avisan de que nos están escribiendo.

Respecto a las llamadas. Haz lo mismo que en el caso de los correos. Intenta desviar el teléfono si existe la posibilidad, o baja el volumen del aparato y después dedica un rato a devolver llamadas. Si alguien necesita contactar contigo urgentemente, no te preocupes, te localizará seguro.

Para intentar enfocarte en cuestiones importantes a las que en general les damos menos urgencia que al teléfono o al correo electrónico, puedes separarte físicamente si tu espacio de trabajo te lo permite, o escuchar música con auriculares que te ayude a concentrarte y te aísle del ruido del resto de la oficina. Si adviertes a los compañeros de alrededor que te intentas trabajar y te aíslas con música, probablemente te respeten y no te molesten.

El tema de las reuniones es más complicado porque no depende de ti, pero sí hay algo que puedes hacer: prepararla bien, recopilar toda la información que necesites, revisar tus notas de una reunión previa si la hubo y solicitar a quien la convoque que envíen el orden del día. Asistir a una reunión sin conocer los temas a tratar por todos los convocados y sin llevarla preparada puede hacer que se extienda más de lo que nos gustaría.

Revisar la lista de cosas que tienes pendiente, lo que te han pedido que hagas y lo que necesitas que otros realicen puede ayudarte a organizar tus ideas sobre un papel. Tachar cosas que te has quitado de encima de una “to do list” puede resultar motivador por otra parte.

Por último, algo muy importante: las relaciones sociales. Trabajar en una empresa tóxica puede consumir toda tu energía, por lo que apenas te sentirás capaz de hacer tu trabajo, el día a día en un entorno así se hace muy duro.

Tus compañeros de trabajo no tienen que ser tus amigos, si al final se convierten en ellos, genial, pero lo crucial es que tengas una relación lo suficientemente agradable con ellos como para que levantarte e ir a la oficina no sea un suplicio y que si tienes un mal día, alguien te anime y te ayude a sobrellevarlo.

Interesarte por los demás, por su bienestar, ayudarles si puedes hacerlo, en resumen, ser buen compañero/a es una relación de ganar-ganar. La inversión de tiempo que haces en las personas que trabajan a tu lado es de las más rentables en el mundo profesional. Gestionar las envidias, controlar a los trepas, respirar hondo para no entrar en una discusión que puede requerirte energía, pero mucho menos que si te dejas arrastrar en la marea nociva que suele habitar en las empresas.

Todos queremos trabajar al lado de quien siempre tiene una sonrisa en la cara y enfoca el día a día con optimismo. El contagio emocional positivo afecta a la productividad.

En definitiva, aprende a gestionar tu tiempo y verás como no solo aumenta tu productividad, si no que te sentirás más satisfecho con tu trabajo.

  

Marco Martín

 Consultor de Desarrollo Junior

RE/MAX España